PANGGILAN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN DAN LUAR BIASA

PT ELECTRONIC CITY INDONESIA, Tbk.
P A N G G I L A N
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN DAN RAPAT UMUM PEMEGANG
SAHAM LUAR BIASA

PT Electronic City Indonesia, Tbk. (selanjutnya disebut “Perseroan”) dengan ini mengundang Pemegang Saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (selanjutnya disebut “RUPST”) dan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (selanjutnya disebut “RUPSLB”) yang akan diselenggarakan pada:

Mata Acara RUPST:

1. Persetujuan dan pengesahan Laporan Tahunan Perseroan untuk Tahun Buku 2022, termasuk di dalamnya Laporan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris untuk Tahun Buku 2022 serta Laporan Keuangan Perusahaan dan Entitas Anak untuk Tahun Buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2022 yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Mirawati Sensi Idris (An Independent Member of Moore Global Network Limited);
2. Penetapan penggunaan Laba Bersih Perseroan Tahun Buku 2022;
3. Penunjukan Akuntan Publik untuk mengaudit Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku 2023;
4. Penetapan remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi untuk Tahun Buku 2023; dan
5. Perubahan susunan pengurus Perseroan Dewan Komisaris dan/atau Direksi

Penjelasan Mata Acara RUPST:

1. Mata acara pertama sampai dengan mata acara ke empat Rapat merupakan mata acara rutin yang dibahas dan diputuskan dalam setiap Rapat Perseroan. Hal tersebut sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar Perseroan, Undang-Undang Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas serta peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal.
2. Mata acara ke lima, memperhatikan ketentuan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik serta Anggaran Dasar Perseroan, maka Perseroan akan meminta persetujuan RUPS atas perubahan susunan pengurus Perseroan.

Mata Acara RUPSLB:

1. Penyesuaian Anggaran Dasar Perseroan.

Penjelasan Mata Acara RUPSLB:

Mata acara RUPSLB merupakan penyesuaian Anggaran Dasar Perseroan dalam rangka penyesuaian
dengan:

1. Penyesuaian Pasal 3 Anggaran Dasar Perseroan dengan Peraturan Badan Pusat Statistik Nomor 2 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI).
2. Penyesuaian Pasal 15 ayat 6, Pasal 16 ayat 2 butir (a) dan Pasal 16 ayat 6 dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 31/POJK.04/2015 tentang Keterbukaan Atas Informasi atau Fakta Material oleh Emiten atau Perusahaan Publik
3. Penyesuaian Pasal 23 ayat 6 Anggaran Dasar Perseroan dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No.14/POJK.04/2022 tentang Penyampaian Laporan Keuangan Berkala Emiten atau Perusahaan Publik.

Catatan:

1. Perseroan tidak mengirimkan undangan tersendiri kepada para Pemegang Saham, sehingga Panggilan ini dianggap sebagai undangan Rapat. Panggilan ini dapat juga dilihat melalui situs Perseroan, situs Bursa Efek Indonesia (“BEI”), dan aplikasi Electronic General Meeting System PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) (“eASY.KSEI”)
2. Perseroan menghimbau kepada Pemegang Saham untuk memberikan suara atau kuasanya melalui fasilitas eASY.KSEI yang disediakan oleh KSEI, sebagai mekanisme pemberian kuasa secara elektronik (e-Proxy) dan pemberian suara secara elektronik (e-voting) dalam proses penyelenggaraan Rapat. Fasilitas e-Proxy ini tersedia bagi Pemegang Saham yang berhak hadir dalam Rapat sejak tanggal Pemanggilan Rapat sampai 1 (satu) hari kerja sebelum hari penyelenggaraan Rapat yaitu Senin, 26 Juni 2023 melalui tautan https://akses.ksei.co.id/.
3. Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham yang berhak hadir dalam Rapat, wajib hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai, dengan ketentuan sebagai berikut:
• Bagi Pemegang Saham perorangan, wajib menyerahkan fotokopi KTP atau tanda pengenal lain yang masih berlaku kepada tugas pendaftaran sebelum memasuki ruang Rapat.
• Bagi Pemegang Saham dalam Penitipan Kolektif Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”), selain menyerahkan fotokopi KTP, dimohon untuk menyerahkan Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat (“KTUR”) yang dapat diperoleh dari anggota Bursa/Bank Kustodian Pemegang Rekening Efek KSEI.
• Bagi Pemegang Saham yang berbentuk Badan Hukum diwajibkan untuk menyerahkan fotokopi anggaran dasar terakhir serta fotokopi akta pengangkatan anggota Direksi dan Komisaris terakhir disertai fotokopi KTP dari Pemberi/Penerima Kuasa (bilamana dikuasakan).
• Pemegang Saham yang tidak dapat hadir dalam Rapat dapat diwakili oleh Kuasa Pemegang Saham berdasarkan surat kuasa dengan format surat kuasa yang telah ditetapkan oleh Direksi Perseroan. Pemegang Saham dapat mengambil formulir surat kuasa melalui kantor Biro Administrasi Efek: PT Ficomindo Buana Registrar dengan alamat Jl. Kyai Caringin No. 2A, Cideng – Gambir, Jakarta Pusat pada hari dan jam kerja. Surat Kuasa tersebut harus ditandatangani di atas meterai Rp 10.000,- dan sudah diterima oleh PT Ficomindo Buana Registrar selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
• Bagi Pemegang Saham yang alamatnya terdaftar di luar Indonesia, surat kuasanya harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh Kedutaan Besar/Perwakilan Republik Indonesia setempat.
4. Bahan mata acara Rapat bagi pemegang saham dapat diperoleh di website Perseroan www.corp.electronic-city.com atau Pemegang Saham dapat meminta bahan mata acara Rapat melalui email Perseroan corporatesecretary@electronic-city.co.id.
5. Para Pemegang Saham yang berhak hadir berhak menyampaikan pertanyaan atas mata acara Rapat tersebut melalui email Perseroan corporatesecretary@electronic-city.co.id dan pertanyaan tersebut akan disampaikan dalam Rapat oleh Penerima Kuasa dan dicatat dalam Risalah Rapat yang disusun oleh Notaris, dan jawaban atas pertanyaan tersebut akan disampaikan melalui email Pemegang Saham paling lambat 3 hari kerja setelah Rapat.
6. Perseroan menghimbau kepada Para Pemegang Saham untuk menaati protokol kesehatan sebagai langkah pencegahan penyebaran risiko penularan virus Covid-19, bagi pemegang saham atau kuasanya yang akan hadir dalam Rapat wajib mengikuti dan lulus protokol keamanan dan kesehatan yang akan diberlakukan secara ketat sebagai berikut:
1. Wajib menggunakan masker;
2. Wajib menerapkan kebijakan physical distancing sesuai arahan Perseroan dan manajemen gedung tempat penyelenggaraan Rapat;
3. Pemegang saham atau kuasanya yang tidak sehat (seperti batuk, demam, atau flu, dsb) tidak diperkenankan menghadiri Rapat;
4. Perseroan berhak dan berwenang untuk melarang Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham untuk menghadiri atau berada dalam ruang Rapat dalam hal Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham tidak memenuhi protokol keamanan dan kesehatan sebagaimana dijelaskan di atas.

Jakarta, 05 Juni 2023Direksi

 MATA ACARA RUPS TAHUNAN

PT ELECTRONIC CITY INDONESIA, Tbk.

I N V I T A T I O N
ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS AND EXTRAORDINARY
GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS

PT Electronic City Indonesia, Tbk. (hereinafter referred to as the “Company”) hereby invites the Shareholders of the Company to attend the Annual General Meeting of Shareholders (hereinafter referred to as the “AGMS”) and the Extraordinary General Meeting of Shareholders (hereinafter referred to as the “EGMS”) which will be held on:

Day and Date	:	Tuesday, 27 June 2023
Time	:	05.00 P.M. – end
Place	:	Ruang Singosari Hotel Borobudur Jakarta Jl. Lapangan Banteng Selatan Central Jakarta 10710

The AGMS agenda is as follows:

1. 1. Approval and Ratification of the Company’s Annual Report for the 2022 Fiscal Year, including the Board of Commissioners’ Supervisory Report for the 2022 Fiscal Year and the Financial Statements of the Company and Subsidiaries for the Fiscal Year ending December 31, 2022, which has been audited by the Mirawati Sensi Idris Public Accounting Firm (An Independent Member of Moore Global Network Limited);
2. Penetapan penggunaan Laba Bersih Perseroan Tahun Buku 2022;
3. Penunjukan Akuntan Publik untuk mengaudit Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku 2023;
4. Penetapan remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi untuk Tahun Buku 2023; dan
5. Perubahan susunan pengurus Perseroan Dewan Komisaris dan/atau Direksi

Explanation of AGMS agenda:

1. The first to the fourth item on the agenda of the Meeting are routine agenda items that are discussed and decided at every Company Meeting. This is in accordance with the provisions in the Company’s Articles of Association, Law Number 40 of 2007 concerning Limited Liability Companies and laws and regulations in the capital market sector.
2. The fifth agenda, considering the provisions of the Financial Services Authority Regulation No. 33/POJK.04/2014 concerning the Board of Directors and Board of Commissioners of Issuers or Public Companies and the Company’s Articles of Association, the Company will seek approval from the GMS for changes to the composition of the Company’s management.

The EGMS agenda is as follows:

1. Adjustments to the Company’s Articles of Association.

Explanation of the EGMS agenda:

The first agenda item of the EGMS is an adjustment to the Company’s Articles of Association to adjust to:

1. Adjustment of Article 3 of the Company’s Articles of Association with the Central Statistics Agency Regulation Number 2 of 2020 concerning the Standard Classification of Indonesian Business Fields (KBLI).
2. Adjustment of Article 15 paragraph 6, Article 16 paragraph 2 point (a) and Article 16 paragraph 6 with the Financial Services Authority Regulation (POJK) No. 31/POJK.04/2015 concerning Disclosure of Information or Material Facts by Issuers or Public Companies.
3. Adjustment of Article 23 paragraph 6 of the Company’s Articles of Association with the Financial Services Authority Regulation (POJK) No.14/POJK.04/2022 concerning Submission of Periodic Financial Statements of Issuers or Public Companies.

notes

1. The Company will not send separate invitations to Shareholders and this invitation shall be deemed as an invitation to the Meeting. This invitation can also be seen through the Company’s website, Indonesian Stock Exchange (“BEI”) website, and PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) Electronic General Meeting System application (“eASY.KSEI”).
2. The Company urges the Shareholders to vote or give their proxies through the eASY.KSEI application provided by KSEI, as a mechanism for electronic authorization (e-Proxy) and electronic voting (e-voting) in the process of Meeting. This e-Proxy facility is available for Shareholders who are entitled to attend the Meeting from the date of the Invitation to the Meeting until 1 (one) working day before the day of the Meeting, Monday, 26 June 2023 via link https://access.ksei.co.id.
3. Shareholders who are entitled to attend or be represented at the Meeting are only Shareholders or their legal proxies whose names are registered in the Company’s Register of Shareholders on 31 May 2023 until 04.00 P.M.
4. Shareholders or Shareholders’ Proxy who are entitled to attend the Meeting, must be present 30 (thirty) minutes before the Meeting starts, with the following conditions:
• For individual Shareholders, they are required to submit a photocopy of KTP or other valid identification to the registration task before entering the Meeting room.
• For Shareholders in the Collective Custody of the Indonesian Central Securities Depository (“KSEI”), in addition to submitting a photocopy of KTP, they are also requested to submit a Written Confirmation for the Meeting (“KTUR”) which can be obtained from members of the Stock Exchange/Custodian Bank of KSEI Securities Account Holders.
• c. Shareholders in the form of legal entities are required to submit a photocopy of the latest articles of association and a photocopy of the latest deed of appointment of the members of the Board of Directors and Commissioners accompanied by a photocopy of the KTP of the Authorizer/Recipient of Authorization (if authorized); and
• Shareholders who are unable to attend the Meeting can be represented by the Shareholders’ Attorney based on a power of attorney in the format of a power of attorney determined by the Board of Directors of the Company. Shareholders who will provide power of attorney can take the power of attorney form at the office of the Securities Administration Bureau: PT Ficomindo Buana Registrar with the address Jl. Kyai Caringin No. 2A, Cideng – Gambir, Central Jakarta during working days and hours. The Power of Attorney must be signed on a Rp. 10,000 stamp duty and received by PT Ficomindo Buana Registrar no later than 3 (three) working days prior to the date of the Meeting.
• For Shareholders whose addresses are registered outside Indonesia, their power of attorney must be legalized in advance by the local Embassy/Representative of the Republic of Indonesia;
5. Materials for the agenda of the Meeting for shareholders can be obtained on the Company’s website www.corp.electronic-city.com or Shareholders can request materials for the agenda of the Meeting via the Company’s email corporatesecretary@electronic-city.co.id.
6. Shareholders who are entitled to attend have the right to submit questions regarding the agenda of the Meeting via the Company’s email corporatesecretary@electronic-city.co.id and these questions will be submitted at the Meeting by the Attorney and recorded in the Minutes of Meeting prepared by a Notary, and the answers on these questions will be submitted via email to Shareholders no later than 3 working days after the Meeting.
7. The Company urges Shareholders to comply with health protocols as a step to prevent the spread of the risk of transmission of the Covid-19 virus, for shareholders or their proxies who will attend the Meeting must follow and pass the safety and health protocol which will be strictly enforced as follows:
1. Must wear a mask;
2. Must implement a physical distancing policy according to the direction of the Company and the management of the building where the Meeting is held;
3. Shareholders or their proxies who are unwell (such as cough, fever or flu, etc.) are not allowed to attend the Meeting;
4. The Company has the right and authority to prohibit Shareholders or Shareholders’ Proxies from attending or being in the Meeting room if the Shareholders or Shareholders’ Proxies do not comply with the security and health protocols as described above.

Jakarta, 05 June 2023

Board of Directors

AGENDA OF THE ANNUAL GMS